Baudia vauhditti Heurekan asiakashallintaratkaisun käyttöönottoa

Tiedekeskus Heurekan toiminnan kasvu toi tarpeen ottaa käyttöön uusi asiakashallintaratkaisu (CRM). Käytännössä tämä vaati vuosien mittaan rakennetun, hajanaisen IT-ympäristön yhtenäistämistä ja Active Directoryn käyttöönottoa. Heureka valitsi projektiin kumppanikseen IT-palveluita tarjoavan Baudian.

Heureka halusi tehostaa liiketoimintaansa uudella CRM-ratkaisulla. Ensin oli kuitenkin laitettava perusta kuntoon ja otettava käyttöoikeuksien hallintaan tarkoitettu Active Directory (AD) käyttöön. Tavoitteena oli myös lisätä tietoturvaa vähentämällä muistettavien käyttäjätunnusten ja salasanojen määrää sekä määrittämällä roolitukset eli ryhmäkohtaiset palvelut ja oikeudet. Samalla vanha palvelinympäristö vaihdettiin yhtenäiseksi Microsoft Server-ympäristöksi ja uudistettiin palvelinten varmuuskopiointi. Nämä toimenpiteet varmistivat turvallisen pohjan toimivalle järjestelmäkokonaisuudelle.

Heureka on aikaisemmin toteuttanut kaikki IT-projektinsa itse, mutta nyt projektin aikataulu oli niin tiukka, että tarvittiin ulkopuolista apua. Täysin uuden ympäristön oppiminen ja asennus ei olisi onnistunut Heurekan IT-henkilöstöltä omien töiden ohessa. Yhteistyökumppaniksi haettiin oman kokoista yritystä, joka pystyisi toimimaan joustavasti Heurekan aikataulujen mukaan.

- Baudialla oli tarvittava osaaminen ja hommat hoituivat yhteistyössä oman IT-henkilöstömme kanssa. Projektin aikana omat ammattilaisemme saivat opastuksen AD:n ominaisuuksiin, käyttöön ja hallintaan, joten nyt he tuntevat uuden ympäristön hyvin, kertoo Heurekan ATK-päällikkö Mika Huovinen.

Käyttäjät tyytyväisiä muutokseen

Heurekassa on yhteensä lähes 50 työpistettä ja noin 200 käyttäjää, joten AD:hen liitettiin huomattava määrä laitteita ja käyttäjiä. Huolellisesti suunnitellun projektin läpivienti sujui vaivatta. Sekä käyttäjät että ylläpitäjät ovat tyytyväisiä uuteen ympäristöön. Uuden järjestelmän ansiosta ylläpitäjät voivat helpommin tarjota käyttäjille uusia palveluita, kun niiden toteuttaminen on yhtenäisessä ympäristössä nopeampaa ja turvallisempaa.

Käyttäjien näkökulmasta siirtyminen uuteen järjestelmään sujui ongelmitta, sillä katkot oli minimoitu ja ajoitettu siten, että niistä koitui mahdollisimman vähän haittaa Heurekan omalle liiketoiminnalle.

- Käyttäjät ovat ottaneet hyvin vastaan kertakirjautumisen järjestelmään ja uudet jaetut resurssit kuten helpon pääsyn yhteisiin projektikansioihin. He odottavat innokkaasti uusia ominaisuuksia esimerkiksi jaettuja kalentereita, jotka helpottavat ja tehostavat heidän työntekoaan. Tämä motivoi IT-henkilöstöämme, kun ihmiset vaativat uutta, eikä meidän tarvitse tyrkyttää palvelujamme, Huovinen iloitsee.

- Meillä on ollut ilo työskennellä Baudian kanssa, sillä heillä on tarvittavaa osaamista ja palveluasenne kohdallaan. Meillä on ollut koko projektin ajan hyvä keskusteluyhteys ja asiat ovat sujuneet joustavasti. Oli myös ilahduttavaa, että projekti ei vaatinut meiltä etukäteisvalmistelua tai perehtymistä aiheeseen. Yhteistyömme jatkuu seuraavaksi sähköpostijärjestelmän ja CRM-ratkaisun käyttöönotolla, kiittelee Huovinen.

- Oli hyödyllistä, että Heurekan IT-henkilöstö oli tiiviisti mukana projektissa ja he ideoivat samalla myös itse omaan käyttöympäristöönsä sopivia ominaisuuksia. Työskentely Heurekan IT-henkilöstön kanssa on ollut miellyttävää. Olemme iloisia, että voimme jatkaa yhteistyötä heidän kanssaan, kommentoi Baudian tekninen johtaja Sakari Marttila.

Heureka

Heureka, suomalainen tiedekeskus, on tieteen popularisointiin keskittyvä kulttuuri- ja opetuslaitos sekä merkittävä matkailukohde. Keskeisiä toimintamuotoja ovat vuorovaikutteiset näyttelyt, superelokuvat ja planetaario-ohjelmat, yleisöluennot ja -tapahtumat sekä enenevässä määrin koulutustoiminta. Toiminnan tuottaa voittoa tavoittelematon Tiedekeskussäätiö. Heureka-rakennuksen omistaa Vantaan kaupunki, joka myös tukee tiedekeskuksen toimintaa. Heureka avattiin v. 1989 ja keskuksessa on käynyt yli 5 miljoonaa kävijää. Heurekan tuottamia tiedenäyttelyitä on nähnyt Suomessa ja muualla yhteensä yli 13 miljoonaa ihmistä. Heurekassa työskentelee n. 60 työntekijää. www.heureka.fi