Tiedekeskus Heurekan toiminnan kasvu toi tarpeen ottaa käyttöön uusi asiakashallintaratkaisu (CRM). Käytännössä tämä vaati vuosien mittaan rakennetun, hajanaisen IT-ympäristön yhtenäistämistä ja Active Directoryn käyttöönottoa. Heureka valitsi projektiin kumppanikseen IT-palveluita tarjoavan Baudian.

Heureka halusi tehostaa liiketoimintaansa uudella CRM-ratkaisulla. Ensin oli kuitenkin laitettava perusta kuntoon ja otettava käyttöoikeuksien hallintaan tarkoitettu Active Directory (AD) käyttöön. Tavoitteena oli myös lisätä tietoturvaa vähentämällä muistettavien käyttäjätunnusten ja salasanojen määrää sekä määrittämällä roolitukset eli ryhmäkohtaiset palvelut ja oikeudet. Samalla vanha palvelinympäristö vaihdettiin yhtenäiseksi Microsoft Server-ympäristöksi ja uudistettiin palvelinten varmuuskopiointi. Nämä toimenpiteet varmistivat turvallisen pohjan toimivalle järjestelmäkokonaisuudelle.

Heureka on aikaisemmin toteuttanut kaikki IT-projektinsa itse, mutta nyt projektin aikataulu oli niin tiukka, että tarvittiin ulkopuolista apua. Täysin uuden ympäristön oppiminen ja asennus ei olisi onnistunut Heurekan IT-henkilöstöltä omien töiden ohessa. Yhteistyökumppaniksi haettiin oman kokoista yritystä, joka pystyisi toimimaan joustavasti Heurekan aikataulujen mukaan.

- Baudialla oli tarvittava osaaminen ja hommat hoituivat yhteistyössä oman IT-henkilöstömme kanssa. Projektin aikana omat ammattilaisemme saivat opastuksen AD:n ominaisuuksiin, käyttöön ja hallintaan, joten nyt he tuntevat uuden ympäristön hyvin, kertoo Heurekan ATK-päällikkö Mika Huovinen.

Käyttäjät tyytyväisiä muutokseen

Heurekassa on yhteensä lähes 50 työpistettä ja noin 200 käyttäjää, joten AD:hen liitettiin huomattava määrä laitteita ja käyttäjiä. Huolellisesti suunnitellun projektin läpivienti sujui vaivatta. Sekä käyttäjät että ylläpitäjät ovat tyytyväisiä uuteen ympäristöön. Uuden järjestelmän ansiosta ylläpitäjät voivat helpommin tarjota käyttäjille uusia palveluita, kun niiden toteuttaminen on yhtenäisessä ympäristössä nopeampaa ja turvallisempaa.

Käyttäjien näkökulmasta siirtyminen uuteen järjestelmään sujui ongelmitta, sillä katkot oli minimoitu ja ajoitettu siten, että niistä koitui mahdollisimman vähän haittaa Heurekan omalle liiketoiminnalle.

- Käyttäjät ovat ottaneet hyvin vastaan kertakirjautumisen järjestelmään ja uudet jaetut resurssit kuten helpon pääsyn yhteisiin projektikansioihin. He odottavat innokkaasti uusia ominaisuuksia esimerkiksi jaettuja kalentereita, jotka helpottavat ja tehostavat heidän työntekoaan. Tämä motivoi IT-henkilöstöämme, kun ihmiset vaativat uutta, eikä meidän tarvitse tyrkyttää palvelujamme, Huovinen iloitsee.

- Meillä on ollut ilo työskennellä Baudian kanssa, sillä heillä on tarvittavaa osaamista ja palveluasenne kohdallaan. Meillä on ollut koko projektin ajan hyvä keskusteluyhteys ja asiat ovat sujuneet joustavasti. Oli myös ilahduttavaa, että projekti ei vaatinut meiltä etukäteisvalmistelua tai perehtymistä aiheeseen. Yhteistyömme jatkuu seuraavaksi sähköpostijärjestelmän ja CRM-ratkaisun käyttöönotolla, kiittelee Huovinen.

- Oli hyödyllistä, että Heurekan IT-henkilöstö oli tiiviisti mukana projektissa ja he ideoivat samalla myös itse omaan käyttöympäristöönsä sopivia ominaisuuksia. Työskentely Heurekan IT-henkilöstön kanssa on ollut miellyttävää. Olemme iloisia, että voimme jatkaa yhteistyötä heidän kanssaan, kommentoi Baudian tekninen johtaja Sakari Marttila.

Heureka

Heureka, suomalainen tiedekeskus, on tieteen popularisointiin keskittyvä kulttuuri- ja opetuslaitos sekä merkittävä matkailukohde. Keskeisiä toimintamuotoja ovat vuorovaikutteiset näyttelyt, superelokuvat ja planetaario-ohjelmat, yleisöluennot ja -tapahtumat sekä enenevässä määrin koulutustoiminta. Toiminnan tuottaa voittoa tavoittelematon Tiedekeskussäätiö. Heureka-rakennuksen omistaa Vantaan kaupunki, joka myös tukee tiedekeskuksen toimintaa. Heureka avattiin v. 1989 ja keskuksessa on käynyt yli 5 miljoonaa kävijää. Heurekan tuottamia tiedenäyttelyitä on nähnyt Suomessa ja muualla yhteensä yli 13 miljoonaa ihmistä. Heurekassa työskentelee n. 60 työntekijää. www.heureka.fi

Psykologien Kustannus Oy, Kokonaisvaltaista kehitystä ja ylläpitoa

Keväällä 2009 Psykologien kustannus Oy:n kehittämispäällikkö Aleksi Levo oli tuskastunut. Tietojärjestelmät eivät toimineet kunnolla ja aiheuttivat ongelmatilanteita. Tietoturvan ja järjestelmän selkeä kehityssuunta puuttui, eikä ratkaisua ollut näköpiirissä.

”Olimme viime keväänä ajautuneet siihen tilanteeseen, että järjestelmämme toimivat vain jos mihinkään ei koskettu. Kaipasimme selkeää suuntaa järjestelmämme kehittämiseen ja hallinnointiin, sekä tukea ja apua päivittäiseen toimintaamme. ”

Aleksi Levo, Kehittämispäällikkö

Baudian tarjoama järjestelmän kartoittava Baudian Päivähoito© vaikutti erinomaiselta vaihtoehdolta kartoittaa järjestelmän tila ja löytää selkeä suunta järjestelmän kehitykselle. Tämä tarjosi myös hyvän mahdollisuuden testata Baudian ammattitaitoa ja toimintatapoja.

Baudia toteutti päivähoidon nopeasti ja tehokkaasti huomioiden järjestelmäongelmat sekä asian kiireellisyyden. Kartoituksen aikana Baudian henkilökunta haastatteli myös käyttäjiä ja vastasi heidän akuutteihin ongelmiinsa. Kartoituksessa ilmenneiden tietojen perusteella Baudia loi loppuraportin, josta ilmeni järjestelmän ongelmakohdat sekä pullonkaulat listattuna kriittisyysjärjestyksessä. Tämän lisäksi Baudia teki esityksen järjestelmän kehityskohteista ja ratkaisuista niiden toteuttamiseksi. Näin helposti saatiin kehityssuunta järjestelmän toiminnan parantamiseksi.

Psykologien Kustannus Oy päätti lähteä toteuttamaan Baudian Päivähoidon tuloksena syntynyttä järjestelmän kehityssuunnitelmaa. Hyväksi havaittuja Baudian toimintatapoja päätettiin hyödyntää myös kehityskohteiden toteutuksessa. Aloittaen kaikkein ongelmallisimmista kohdista, Baudia kävi järjestelmän ongelmakohtien kimppuun.

Tulokset näkyivät nopeasti. Järjestelmän toiminta parantui huomattavasti ja aiemmin työtä haitanneet katkokset saatiin poistettua. Tietojärjestelmän toiminnasta tuli vakaata ja tietoturvan taso nousi toiminnan vaatimalle tasolle.

Toimivaksi havaittua yhteistyötä päätettiin jatkaa ja Baudia otti järjestelmän ylläpidon haltuunsa. Tällä varmistettiin, että ongelmatilanteessa avun saa nopeasti ja järjestelmän toiminta pysyy vaadittavalla tasolla. Järjestelmän jatkokehitys varmistettiin sillä, että jatkuvien kehitysideoiden lisäksi Baudia listaa säännöllisin väliajoin kehityskohteet ja mahdolliset uudet tekniikat, jonka jälkeen ne käydään yhdessä lävitse miettien miten toimintaa voitaisiin parantaa.

”Olemme Baudiaan erittäin tyytyväisiä. Heistä on kasvanut meille kokonaisvaltainen yhteistyökumppani, joka hoitaa järjestelmiämme asialleen omistautuneesti. Lisäksi heiltä saa tukea ja neuvoja tarvittaessa lähes mihin tahansa ongelmaan.”

Aleksi Levo, Kehittämispäällikkö

Psykologien Kustannus Oy tuo maahan, valmistaa ja myy psykologeille ja lähialojen ammattilaisille testivälineitä ja kirjallisuutta. Yhtiö tarjoaa myös ammatillista täydennyskoulutusta psykologeille ja lähialojen ammattilaisille.
Psykologien Kustannus Oy:n omistavat Suomen Psykologiliitto ry ja Suomen Psykologinen Seura ry.
Yhtiö on perustettu vuonna 1965. Yhtiö on useiden ulkomaisten testikustantajien edustaja Suomessa, ja se kuuluu jäsenenä European Test Publishers Groupiin.

Keväällä 2009 Fennialla ilmeni tarve päivittää varmuuskopiointiohjelmistot uusimpiin versioihin. Päivityskohteita oli yli 100, joten toimenpide tuli suunnitella huolella ongelmien ja katkosten välttämiseksi. Päivityksen haasteellisuuden vuoksi Fennia etsi kumppania, jonka asiantuntemus riittäisi laajojen kokonaisuuksien hallintaan ja ymmärrystä kriittisten ympäristöjen päivitykseen.

Baudian kokeneet asiantuntijat ymmärsivät päivitysten aiheuttamat liiketoiminnalliset riskit ja huomioivat toiminnan kriittisyyden. Asiantuntijahenkilöstö perehtyi Fennian varmuuskopiointijärjestelmään ja teki tarkan suunnitelman päivitysten toteutuksesta. Päivitykset toteutettiin kahdessa osassa jakaen näin erityyppiset päivitykset omille päivilleen. Varsinainen työ toteutettiin tiiviissä yhteistyössä Fennian IT-henkilöstön kanssa.

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty, osoittautui jälleen paikkansa pitäväksi, sillä varsinaiseen päivitystyöhön ei lopulta mennyt kuin muutama päivä. Projekti eteni suunnitelman mukaisesti pala kerrallaan. Lopputuloksena valmistui häiriöttömästi toimiva varmistusjärjestelmä.

Baudian ammattitaitoisen konsultoinnin ja asennustyön myötä Fennia sai varmuuskopiointiohjelmistojen päivitykset helposti tehtyä. Erinomaisesti onnistunut projekti muodostui samalla erittäin kustannustehokkaaksi.

Baudian toimintamalli vaikutti joustavalta ja liikkeelle lähdettiin rivakasti järjestelmän kartoituksella, jonka perusteella Baudia teki ehdotuksen helposti budjetoitavasta ja kustannustehokkaasta tuki- , ylläpito- ja kehitysmallista. Ylläpidon käynnistäminen tapahtui erittäin miellyttävästi hyödyntäen vanhoja järjestelmiä mahdollisimman pitkälle, jolloin aloituskustannukset jäivät minimiin. Ylläpidon käynnistämisen yhteydessä Baudian henkilökunta kävi esittäytymässä Ascomin väelle, jolloin yhteistyö sai erinomaisen alun kaikkien tutustuessa toisiinsa.

Baudia vastaa Ascomin tietojärjestelmistä kehittäen ja rakentaen järjestelmää vastaamaan yhä paremmin asiakkaan liiketoiminnan tarpeita ja kehitystä. Ascomin toivomuksen mukaisesti Baudian tekninen henkilö vierailee säännöllisesti viikottain paikanpäällä antamassa lähitukea ja vastaamassa päivän polttaviin kysymyksiin.

Kim Lang
Manager, Finance and Administration
Ascom (Finland) Oy

Ascom-ratkaisut -kun tiedonkulku on elintärkeää
Ascom (Finland) Oy – Armeijoiden, viranomaisten, terveydenhuollon, teollisuuden sekä turvallisuusoperaattoreiden ratkaisutoimittaja. Olemme johtava kriittisten ympäristöjen viestintä- ja hälytysratkaisuiden sekä liityntäverkkoteknologioiden toimittaja Suomessa. Toimimme kansainvälisesti hyödyntäen kehittämäämme liityntälaiteteknologiaa.

Ascom (Finland) Oy on osa sveitsiläistä pörssinoteerattua Ascom-konsernia, joka jakautuu kahteen divisioonaan: Security Solutioniin ja Wireless Solutioniin.

Palvelut perustuvat samoihin Microsoftin sähköposti- ja yhteistyötuotteisiin, joita eri kokoiset yritykset ovat käyttäneet jo vuosikymmenien ajan.

Vielä tänäkin päivänä, tekniikan kukoistuksen aikana, joku etsii tietoa ja kuluttaa siihen suuren määrän aikaa. Ongelmakohtia on vuosien varrella paikannettu ja koska tieto on yleensä hajautettu moneen eri lähteeseen, aiheuttaa se päänvaivaa tietoa tarvitsevalle.

Emme usko, että tiedon etsimiseen käytetty aika saadaan koskaan eliminoitua kokonaan, mutta voiko siihen käytettyä aikaa jotenkin vähentää?

Monet asiantuntijat ovat sitä mieltä, että jos tietoa voisi hakea monesta kohteesta samaan aikaan, pienentäisi tämä etsimiseen käytettyä aikaa huomattavasti. Asian voi myös nähdä näin; jos tiedot ja materiaalit saisikin keskitettyä yhteen paikaan, ei välttämättä tarvitsisi etsiä monesta paikasta kerrallaan!

Työasemavirtualisointi tarjosi vastauksen tavoitteisiimme.

Baudian suunnittelu ja käyttöönotto meni juuri kuten meille oli luvattu. Olemme enemmän kuin tyytyväisiä”

Hotel Havenia suunniteltaessa oli alusta asti selvää, että lopputuloksen on oltava sataprosenttisen toimiva ja asiakkaita miellyttävä kokonaisuus, jossa kompromisseille ei jätetä sijaa. Tietotekniikan tasolle asetettiin korkeat laatuvaatimukset. Korkea käytettävyystaso ja hotellimaailmaan soveltuvat erikoisratkaisut asettivat järjestelmille omat vaatimuksensa.

Baudian pitkäaikainen kokemus ja yhteistyö Royal Ravintoloiden kanssa ravintolapuolella antoi erinomaisen pohjan järjestelmän suunnittelulle. Luottamus asiakkaan ja Baudian välillä helpotti suunnittelua ja rakentamista merkittävästi.

”Meillä on pitkäaikainen kokemus Baudian toiminnasta ja yhteistyöstä, joten meillä oli hyvä ymmärrys mitä voimme vaatia ja mitä saada.” kertoo hotellinjohtaja Roni Saari.

Hotellin järjestelmästä rakentui erittäin asiakaslähtöinen. Asiakkaalla onkin käytössään tietoturvalliset yhteydet, sekä langattomasti että langallisesti.  Verkko on rakennettu toimintavarmaksi hyödyntäen mm. kahdennettua verkkoa, jolloin katkosten riski minimoidaan. Järjestelmä on 24/7/365 Baudian valvonnassa, jolloin mahdollisen häiriötilanteen sattuessa ongelma korjataan jo ennen kuin se näkyy loppukäyttäjille.

Tarkkaan harkitun ja loppuun asti mietityn kokonaisuuden tuloksena on hotelli, joka ei jätä ketään sanattomaksi. Hotellin slogan ”your home – your place” antaa asiakkaalle lupauksen laadusta.

Erinomainen lopputulos sai seurakseen toisen hotellin Fabianinkadulle vuonna 2010. Tietojärjestelmien teknisten ratkaisujen suunnitteluohjeistuksesta vastasi Baudia. Jälleen oli tavoitteena omanlaisensa hotelli, jossa kompromisseille ei jätetty jalansijaa.

Hotel Haven Hotel Haven on Suomen ensimmäinen Small Luxury Hotels of the World –ketjuun kuuluva hotelli. Hotellissa on 77 huonetta neljässä kategoriassa – Comfort, Style, Lux sekä sviitti palvelevat niin vapaa-ajanmatkustajia kuin liikematkailijoitakin. Hotellin lisäpalvelut, SiluettiSpa, kuntosali, Haven Meetings – kokouspalvelut sekä korkeatasoiset ravintolapalvelut Bar Havenissa, G.W.Sundmansissa, Sundmans Krogissa sekä Haviksessa vastaavat vaativimpienkin asiakkaiden tarpeita.

www.hotelhaven.fi

”Olemme tyytyväisiä Baudian osaamiseen ja ammattitaitoon. Saamme heiltä kaikki tietotekniikkaan, puhelin- ja toimistojärjestelmiin liittyvät palvelut. Suosittelen lämpimästi Baudian palveluja”, Kasperi Saari, toimitusjohtaja, Royal Ravintolat Oy.

Royal Ravintoloiden 25 ravintolaa, myyntipalvelu ja keskushallinto saavat kaikki IT-palvelunsa Baudialta. Käyttäjien kannalta palveluiden käyttö on helppoa: monipuolinen IT-osaaminen on vain puhelinsoiton päässä. Vuosien yhteistyön hyödyt ovat nähtävissä myös erinomaisessa asiakastuntemuksessa, joka tuo helppoutta ja kustannustehokkuutta.

Yhtenä esimerkkinä monipuolisesta yhteistyöstämme kertoo viime kevään aikana toteutettu Royal Ravintoloiden siirtyminen perinteisestä puhelinjärjestelmästä VoIP (Voice over Internet Protocol) -puhelinjärjestelmään. Siirtymistä IP-puhelinjärjestelmään vauhdittivat odotettavissa olevat kustannussäästöt puheluiden hinnoissa sekä tuleva analogisten liittymien poistuminen markkinoilta. Myös IP-puhelinsovellusten laajemmat palvelut, kuten pikaviestin- ja saatavuuspalvelut, houkuttivat viestintäintensiivistä organisaatiota järjestelmän käyttäjäksi.

Organisaation sisäisten puheluiden määrä ja niistä koituneet kustannukset olivat merkittävät, joten ilmaiset IP-puhelut ovat tuoneet huomattavat säästöt Royal Ravintoloiden puhelinlaskuihin. Lisäksi järjestelmästä voi ennen puhelun soittamista katsoa, onko henkilö tavoitettavissa, kannattaako hänelle ylipäätään koettaa soittaa vai ottaa yhteyttä jotain muuta viestintävälinettä käyttäen. Tämä tietenkin lisää työn tehokkuutta ja tavoitettavuus paranee.

”Olemme ulkoistaneet kaikki IT-toimintomme Baudialle jo useita vuosia sitten, joten oli luonnollista, että he hoitivat koko VoIP-puhelinjärjestelmään siirtymisemme alusta loppuun.” kertoo Royal Ravintolat Oy:n toimitusjohtaja Kasperi Saari, ”Baudia kartoitti varteenotettavat järjestelmätoimittajat, huolehti projektinjohdosta ja otti vastuun koko projektin onnistumisesta.”

”Baudian monipuolisuus tulee esiin tämäntyyppisissä projekteissa, joissa kiteytyy ”kaikki yhdestä paikasta” – palvelulupauksemme. Tässäkin projektissa hoidimme konsultoinnin, projektin johdon, yhteydet alihankkijoihin ja tietyt asennustyöt. Lisäksi neuvomme Royal Ravintoloiden työntekijöitä uusien puhelimien ja järjestelmän käytössä”, kertoo Sakari Marttila, Baudian tekninen johtaja.

Royal Ravintolat on alansa suurin yksityinen yritys Suomessa. Yhtiöön kuuluu tällä hetkellä 19 toimipisteessä 25 ravintolaa, jotka yhdessä työllistävät ympäri vuoden Helsingissä noin 500 henkilöä.

Arnolds suosittelee Baudian tuottavuutta lisääviä palveluita: ”Aikaa säästyy ja työntekijät ovat tyytyväisempiä”

Arnolds otti käyttöön Baudian roskapostin suodatusohjelmiston, joka ohjaa roskapostin erilliseen kansioon. Työntekijä voi poistaa roskapostin kansioista itse tai antaa järjestelmän hävittää se automaattisesti. ”Työntekijät ovat tyytyväisempiä, kun tulevaa sähköpostia ei tarvitse itse suodattaa. Työaikaa säästyy ja tyytyväinen työntekijä on tuottava. Suosittelen roskapostinsuodatusta ja Baudian muitakin palveluja”, Arnoldsin ketjujohtaja Christian Beckman kiittelee.